Endring
| • | Full oversikt over alle endringer i prosjektet |
| • | Det kan registreres endringer på app eller web |
| • | Det kan kalkuleres en kostnad på endringen |
| • | Endring kan sendes på epost til kunde |
| • | Endring kan aksepteres |
| • | Kopling mot modulen Prosjektøkonomi |
Endring - oversikt over endringer i et prosjekt
I endringsmodulen kan man håndtere og få oversikt over endringer i et prosjekt.
| • | Opprette ny endring |
| • | Oversikt over alle registrerte endringer med alle data knyttet til endringene |
| • | Filter for filtrering av oversikten |
| • | Kolonnevelger (Flere valg) – velg hvilke kolonner som skal vises i tabellen. |
Opprette ny endring og behandling av endring
Ny endring kan opprettes på web eller fra app for mobil eller nettbrett. Fra app gjøres dette i avviksappen.
Her registreres all informasjonen om endringen.
| • | Tittel: Obligatorisk. |
| • | Beskrivelse: Må ha beskrivelse eller merkelapp. |
| • | Merkelapp: Må ha beskrivelse eller merkelapp. |
| • | Inntraff: Dato settes til dagens dato og klokkeslett, men kan endres manuelt. |
| • | Frist: Frist for behandling av avvik/endring. Frist kan også defineres som frist for kunde til å akseptere endring. |
| • | Forslag til tiltak |
| • | Lokasjon: tekstfelt |
| • | Vedlegg: Last opp vedlegg til endringen. |
| • | Kunde |
| • | Kostnad |
| • | Kommentarer |
Kunde
Kunde er automatisk lagt til dersom det er lagt til kunde i prosjektet (Prosjektadministrasjon/detaljer).
Men kunde kan endres for den enkelte endringen.
| • | Navn: Velg firma eller person dersom kunden er en privatperson |
| • | Epost: Velg person/ epost som skal knyttes til endringen. Når kunde er firma kan det velges person ansatt i dette firmaet. |
| • | Tøm alle felt |
Legg til kostnad
Kostnad kan legges til på ulike måter. Kostnad kan være intern eller ekstern. Kostnad kan kalkuleres ved å legge til timer og materielle kostnader, eller registreres direkte inn som total.
| • | Navn/ tittel: Tittel er obligatorisk. Den settes som forvalg til valgt tittel på endringen. |
| • | Antall timer: Antall timer man ønsker |
| • | Timepris: Intern timepris |
| • | Pris ut: fakturerbar timepris |
| • | Kostnader: Øvrige kostnader, materialer mm. |
| • | Påslag: Prosentvis påslag på øvrige kostnader |
| • | Totalt arbeid: Viser kostnad på arbeid |
| • | Totalt påslag: Viser det totale påslaget |
| • | Totalt: Totalsum |
| • | Intern kostnad: Det kan hukes av dersom kostnaden ikke skal faktureres/ kostnaden er en intern kostnad. |
| • | Fortjeneste: Viser evt. fortjeneste |
| • | Lagre |
| • | Avbryt |
| • | 25% merverdiavgift settes i tillegg til totalbeløpet. Merverdiavgift kan evt. endres. |
Saksbehandling
| • | Lukkes/ Lukkes på stedet: Lukker endringen. |
| • | Overfør til avviksansvarlig: Endringen overføres til den som er registrert som avviksansvarlig i prosjektet. |
| • | Registrer/ send videre: Endringen kan overføres til prosjektdeltakere eller firmaer som er knyttet til prosjektet gjennom Avvik samhandling. |
Send til kunde – og få aksept fra kunde
Når endring er registrert, kan denne sendes på epost til kunde.
Ved å velge «send til kunde» opprettes det en epost med vedlagt rapport som inneholder informasjon om endringen. Når epost sendes vil endringen få statusen «sendt til kunde».
Dersom kunden aksepterer endringen, kan en registrere endringen som akseptert. Dette valget dukker opp etter at status er satt til «sendt til kunde».
Epost kan sendes fra HoltePortalen, eller fra en epost som er knyttet til en ekstern epostløsning. (Epost-kopling kan foretas fra Min side). Den siste løsningen gjør det mulig å sende epost til kunde og motta svar direkte inn i epost-klienten på Min side. Eposter kan også knyttes opp mot prosjektet.
Kopling mot Prosjektøkonomi i HoltePortalen
Dersom man har tilgang til modulen Prosjektøkonomi, dukker alle avvik og endringer med tilknyttet kostnad opp i oversikten over forventete inntekter og kostnader i prosjektet.
Rapporter
Rapporter kan tas ut enkeltvis i oversiktene over endringer, eller samlet i rapporter under Rapporter.
I rapporter kan en bruke filter, filtrere ved bruk av kolonnene og huke av avvik eller endringer en ønsker å inkludere i rapportene.
| • | Oversiktsrapport: Viser liste over utvalgte avvik/ endringer – med noen tilknyttede data |
| • | Rapport: Viser detaljert informasjon om utvalgte avvik/endringer. |
| • | Inkluder vedlegg: Tar med bilder knyttet til avviket/endringen og evt. opplastede vedlegg. |
| • | Eksport til CSV: Alle data om avvikene/endringene kan eksporteres til CSV-fil. Da kan data brukes til egen statistikk. |
