Bruk av e-post
Dine e-postkontoer ligger på «Min side» og det er her du primært vil sende og motta e-post.
Velge konto
For å velge kontoen du ønsker å lese eller sende e-post fra bruker du filteret øverst til venstre. Har vil alle kontoene du ha koblet opp ligge. Kontoen du har valgt til standard vil være den du ser når du går inn i dette bildet.
forts. under bildet
Velge mappe
For å velge de forskjellige mappene i innboksen velger du filteret i toppen og trykker på den mappen du ønsker å se på.
forts. under bildet
Bruk av e-post
Dine e-postkontoer ligger på «Min side» og det er her du primært vil sende og motta e-post. Trykk i listen for å velge og lese en ønsket e-post.
Sende e-post: For å sende e-post trykker på knappen «Ny e-post»
Svar: For å svare på en e-post trykker du på «Svar» eller «Svar alle»
Videresende: For å videresende e-post trykker på «Videresend»
Slette: For å slette en e-post trykker du på «Slett»
Koble til prosjekt: For å koble en e-post til et prosjekt trykker du på «Koble til» deretter velge prosjektet og mappen du vil lagre eposten i
Koble til kontakt: For å koble en e-post til en kontakt trykker du på «Koble til» deretter velge kontakten du vil lagre eposten på
forts. under bildet
Sende e-post
| • | E-postkonto velger du hvilke av kontoene du har lagt til du skal sendre fra. Sender du fra "HoltePortalen" bruker du ingen av dine egne konto men fra Holteportalen sin egen konto. |
| • | Du kan velge kontakter rett fra kontaktregisteret. Merk at adresser du har skrevet til før automatisk vil lagres til neste gang du skal sende til den. |
| • | Du kan legge ved vedlegg rett fra egen datamaskin eller fra dokumentregistre inne i HoltePortalen. |
| • | Har du flere signatruer kan du velge hvilken du vil bruke i "Velg signatur" knappen |
forts. under bildet
Søk og filtrering
Standard søk søker i feltene FRA,TIL og EMNE. Ønsker du et mer presist søk kan du bruke filteret. Her kan du søke etter kun fra, til, eller emne. I tillegg kan du søke etter nøkkelord i en e-post. Det går fint å søke på kombinasjoner av valgene under. Man søker kun i den mappen man har valgt.
| • | Fra vil søke på hvem e-posten er sendt fra |
| • | Til vil søke på hvem e-posten er sendt til |
| • | Emne søker i emnefeltet på e-postene |
| • | Nøkkelord søker gjennom selve e-postene (dette søket er meget upresist, og vil sannsynligvis ikke fungere godt på egenhånd, men fint i kombinasjon med andre filtre) |
| • | Dato fra - til vil kun gi søkeresultater i valgte tidsrom. Hvor fra er etter valgte dato og til er frem til valgte dato. |
forts. under bildet
E-postvarsling og hurtigvisning
Når du har koblet til en e-post i systemet vil du se at du får en konvolutt øverst ved siden av hjelpefilen. Denne vi vise når du får nye eposter og hvor mange uleste eposter du har som er kommet de siste tre dagene. Denne kan du klikke på så vil du se de ti siste epostene du har mottatt. Merk deg at det kun vises eposter på kontoen du har valgt som standard.
| • | Klikk på en epost for å lese den, her kan du også svare, videresende, eller koble til prosjekter. |
| • | Klikk på «Innboks» for å navigeres til innboksen på «Min side» |
| • | Klikk på «Ny e-post» for å sende en ny epost |
forts. under bildet
Koble e-post til prosjekter
For å koble en e-post til et prosjekt og dele den med andre prosjektadministratorer finner du først e-posten du ønsker å dele i listen, deretter trykker du på knappen «Koble til prosjekt». I neste vindu som åpner seg velger du hvilket prosjekt du vil koble e-posten til.
E-posten vil legge seg i prosjektets egen e-postliste. Trykk HER for å lese mer.
forts. under bildet
Lagre vedlegg
E-poster som har vedlegg er merket med en binders i listen. Disse kan du se på ved å klikke på dem. Ønsker du at disse vedleggene skal legges i dokumentregisteret på et prosjekt kan du trykke på pilen ved siden av vedlegget og velge «Lagre vedlegg» eller om du ønsker å lagre alle vedlegg samme sted velger du «Lagre alle vedlegg». Du kan også laste vedlegget ned til lokal maskin.
forts. under bildet
Deretter velger du hvor du vil lagre vedleggene. Velg først område, deretter om du vil ha det i delte eller interne dokumenter. Til slutt velger du mappe du ønsker å lagre dokumentene i. Trykk «Ok» når du har funnet riktig mappe for å lagre vedleggene der.
Du kan også lage nye mapper direkte herfra om ønskelig ved å bruke knappen i toppen.
MERK! Tilgangen du har i systemet vil bestemme hvor du kan lagre dokumenter. Det vil si at du kun kan lagre dokumenter i prosjekter du er deltaker av og kun til bedrift om du er bedriftsadministrator.
